Chữ ký điện tử

Gửi hợp đồng, phiếu giao hàng hay biên bản bàn giao để ký ngay từ bản ghi đã tạo ra nó, không cần in, không cần quét. Mỗi người nhận một liên kết riêng và ký trên điện thoại hoặc máy tính. Khi tất cả đã ký, bạn nhận tệp PDF đã ký trong Lark, với một trang nhật ký kiểm tra ở cuối. Nếu mẫu lưu tài liệu vào trường đính kèm, PDF đã ký cũng được lưu ở đó.

Trước khi bắt đầu

Chữ ký điện tử có trong mọi gói, kể cả gói Miễn phí. Gửi từ quy trình tự động thì cần đúng những gì quy trình tự động cần: một suất Business hoặc gói Pro.
Bạn cần một mẫu có trường chữ ký (xem bên dưới), và mỗi lần chỉ tạo tài liệu cho một bản ghi để gửi.
Trường chữ ký chỉ hoạt động trong mẫu Word, không dùng được trong mẫu Excel hoặc PowerPoint.

1. Đánh dấu chỗ ký

Chữ ký hoạt động giống hình ảnh: một hình trong mẫu Word có Alt Text (văn bản thay thế) cho biết ai ký ở đó.

Chèn một hình bất kỳ vào chỗ ký; một hình chữ nhật trống cũng được. Kích thước hình là kích thước chữ ký.
Nhấp chuột phải, chọn Chỉnh sửa văn bản thay thế và gõ {SIGN:Customer}. Customer là vai trò: người ký ở đó. Dùng tên gồm chữ, số và dấu gạch dưới, không có khoảng trắng, như Customer, Supplier, Nhan_chung_1.
Giữ hình ở chế độ Cùng dòng với văn bản (mặc định của Word). Hình nổi không thể thay thế.

Một vai trò có thể xuất hiện nhiều lần, ví dụ chữ ký tắt ở cuối mỗi trang. Hai biến giữ chỗ văn bản tùy chọn in ra những gì người ký đã gõ và thời điểm ký:

Biến giữ chỗ	In ra
`{SIGN_NAME:Customer}`	Họ tên đầy đủ người ký đã gõ
`{SIGN_DATE:Customer}`	Thời điểm ký, dạng `2026-10-14 15:30`
`{SIGN_DATE:Customer \| date:"DD MMM YYYY"}`	Tương tự, với bộ lọc `date` quen thuộc

Thời điểm ký được hiển thị theo múi giờ của mẫu. Tải mẫu lên như thường lệ: trong Trường mẫu, mỗi vai trò được liệt kê là người ký, và danh sách mẫu hiển thị Chữ ký bên cạnh tên mẫu. Trong trình thiết kế mẫu, khối Chữ ký làm tất cả những việc này cho bạn.

2. Tạo tài liệu

Chọn một bản ghi và nhấp Tạo. Ở chỗ chưa có chữ ký, tài liệu hiển thị một ô màu vàng có dấu ✗ và một đường kẻ: đó là thứ người ký nhìn thấy cho đến khi ký. Dữ liệu bản ghi được cố định tại thời điểm này: nếu bản ghi thay đổi sau đó, tài liệu đang được ký không thay đổi.

3. Gửi để ký

Bên cạnh tài liệu đã tạo, nhấp Gửi để ký. Với mỗi vai trò, chọn:

Đồng nghiệp: người trong công ty bạn đã từng dùng AutomaDoc. Bot AutomaDoc gửi cho họ một tin nhắn có nút Xem và ký.
Người bên ngoài: nhập tên của họ (và nếu muốn, một ghi chú cho bạn như email của họ). AutomaDoc không gửi email: hãy sao chép liên kết và gửi theo cách bạn muốn.

Sau đó chọn Thứ tự ký: tất cả cùng lúc, hoặc lần lượt: người ký sau sẽ thấy “đang chờ” cho đến khi những người trước ký xong, và đồng nghiệp chỉ nhận tin nhắn khi đến lượt.

Liên kết chỉ được hiển thị một lần, ngay sau khi gửi. AutomaDoc chỉ lưu dấu vân tay của mỗi liên kết, nên không thể hiển thị lại liên kết đã mất; hãy tạo liên kết mới (bước 5).

4. Người ký nhìn thấy gì

Liên kết mở một trang dùng được trên mọi điện thoại hoặc máy tính, bằng ngôn ngữ của người ký. Họ đọc tài liệu, rồi Vẽ chữ ký bằng ngón tay hoặc chuột, hoặc Gõ tên để được vẽ theo kiểu chữ viết tay. Họ nhập họ tên đầy đủ, đánh dấu đồng ý và nhấp Ký, hoặc nhấp Từ chối và, nếu muốn, nêu lý do.

Yêu cầu hết hạn sau 14 ngày. Liên kết của yêu cầu đã hoàn tất, bị từ chối, bị hủy hoặc hết hạn chỉ hiển thị trạng thái đó, không có gì về tài liệu.

5. Theo dõi

Mở Thêm → Chữ ký trong tiện ích Base để xem các tài liệu bạn đã gửi. Quản trị viên trong Cổng thông tin công ty xem mọi yêu cầu của công ty trong Chữ ký. Với mỗi yêu cầu, bạn có thể:

xem ai đã mở và đã ký, kèm nhật ký kiểm tra đầy đủ;
Nhắc đồng nghiệp (một tin nhắn bot mới) hoặc lấy Liên kết mới cho người bên ngoài; cả hai cách đều làm liên kết cũ ngừng hoạt động. Nếu người đó dùng mật khẩu do hệ thống tạo, liên kết mới đi kèm một mật khẩu mới, chỉ hiển thị một lần bên cạnh liên kết;
Hủy yêu cầu: mọi liên kết ngừng hoạt động;
tải PDF hiện tại hoặc PDF đã ký và Nhật ký kiểm tra (CSV).

Gửi để ký từ quy trình tự động

HTTP Trigger có thể gửi tài liệu nó tạo ra để ký mà không cần ai mở tiện ích (xem Tự động hóa). Hãy cho AutomaDoc biết mọi thứ nằm ở đâu trên bản ghi:

Trong tab Mẫu, ở mục Ký tự động, chọn Người ký cho từng vai trò: trường Người dùng (đồng nghiệp, nhận tin nhắn từ bot AutomaDoc) hoặc trường văn bản hay email (người bên ngoài).
Với người bên ngoài, chọn Ghi liên kết vào và Ghi mật khẩu vào, hai trường văn bản. Nhấp Lưu cài đặt ký.
Khi quy trình tự động chạy, AutomaDoc ghi liên kết của từng người ký bên ngoài và một mật khẩu tự tạo vào các trường đó. Hãy thêm vào quy trình tự động của Lark một bước gửi email, và gửi mật khẩu ở tin nhắn riêng nếu có thể.

Ai xem được bản ghi đều thấy nội dung được ghi vào, vì vậy hãy ẩn các trường đó với người không cần ký. Liên kết mới tạo từ trang Chữ ký cũng được ghi vào cùng trường, kèm mật khẩu mới trong trường mật khẩu, nên quy trình tự động không bao giờ gửi liên kết đã hết hiệu lực.

Khi mọi người đã ký

Bạn nhận tệp PDF đã ký từ bot AutomaDoc.
PDF kết thúc bằng một trang nhật ký kiểm tra: tên tài liệu, dấu vân tay SHA-256, và với mỗi người ký là tên, vai trò, thời gian và địa chỉ IP.
Nếu mẫu có lưu vào trường đính kèm và gói của bạn có tính năng này, PDF đã ký được lưu vào bản ghi (thêm vào hoặc thay thế, tùy cài đặt của mẫu).
Nếu mẫu có trường trạng thái và gói của bạn có tính năng này, trường đó hiển thị ✅ Signed - kèm tên tệp. Khi bị từ chối sẽ ghi ❌ Signature declined, và khi hết hạn là ⌛ Signature request expired.

Nếu có người từ chối, yêu cầu đóng lại với mọi người và bot sẽ cho bạn biết lý do.

Nên biết

Gửi để ký không tính vào lượt tạo: chỉ lần tạo ra tài liệu được tính.
Mỗi tài liệu chỉ có thể có một yêu cầu ký đang mở tại một thời điểm. Hãy hủy yêu cầu đang mở để gửi lại.
Tệp của yêu cầu đã kết thúc (PDF đã ký, hình chữ ký) được giữ 90 ngày rồi bị xóa; nhật ký kiểm tra vẫn được giữ. Hãy lưu giữ PDF đã ký mà bạn nhận trong Lark hoặc trên bản ghi.
Chỉ những đồng nghiệp đã từng dùng AutomaDoc mới có thể được chọn là Đồng nghiệp. Bất kỳ ai khác, kể cả đồng nghiệp chưa từng dùng, đều có thể ký với tư cách Người bên ngoài.