Phần bổ trợ Excel

Phần bổ trợ AutomaDoc cho Excel tạo một tài liệu từ mỗi hàng bạn chọn trong một bảng Excel, không cần rời Excel. Phần bổ trợ chạy trong Excel trên Windows, trên Mac và trên web.

Cài đặt

Quản trị viên Microsoft 365 triển khai AutomaDoc cho tổ chức của bạn từ trung tâm quản trị Microsoft 365, hoặc bạn tự dùng thử trong Excel cho web: Triển khai phần bổ trợ cho tổ chức của bạn hướng dẫn cả hai, kèm tệp manifest của phần bổ trợ. Sau khi cài, nút AutomaDoc xuất hiện trên tab Trang đầu (Home). Nhấp vào nút đó để mở ngăn.

Đăng nhập

Khi có thể, ngăn sẽ đăng nhập cho bạn bằng tài khoản Microsoft 365 bạn đang dùng trong Office. Nếu không, ngăn hiển thị Đăng nhập AutomaDoc với ba lựa chọn:

Đăng nhập bằng Microsoft, cho tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn;
Đăng nhập bằng Google, nếu công ty bạn dùng AutomaDoc với Google Workspace;
Dùng tài khoản Microsoft khác, khi Office đang đăng nhập bằng một tài khoản khác.

Tài khoản Microsoft cá nhân (Outlook.com, Hotmail, Live) không thể đăng nhập ở đây. Nếu tổ chức của bạn yêu cầu quản trị viên phê duyệt AutomaDoc, ngăn sẽ báo như vậy và đưa ra Mở liên kết phê duyệt để gửi cho quản trị viên; xem Phê duyệt của quản trị viên cho Microsoft 365.

Tab Thêm hiển thị tài khoản, công ty và gói của bạn, cùng nút Đăng xuất.

Biến dữ liệu thành bảng

AutomaDoc đọc các hàng từ bảng Excel (loại bảng tạo bằng Định dạng thành Bảng). Nếu sổ làm việc chưa có bảng nào, ngăn hiển thị Biến dữ liệu thành bảng: hãy chọn dữ liệu cùng tên cột của nó và nhấp Định dạng thành Bảng. Hàng đầu tiên trở thành tên cột, và mỗi tên cột trở thành một biến giữ chỗ.

Ngăn đi theo vùng chọn của bạn: nhấp vào một bảng khác và ngăn chuyển sang bảng đó. Bạn cũng có thể chọn bảng trong danh sách Bảng ở phía trên.

Ngăn lưu một liên kết nhỏ trong sổ làm việc để lần sau tìm lại đúng các mẫu đó, dù tệp đi đâu (OneDrive, SharePoint, một bản sao trên máy, một tệp đính kèm email). Bản sao tạo bằng Lưu Như (Save As) vẫn giữ liên kết. Khi một sổ làm việc mới chưa được lưu, ngăn sẽ nhắc bạn lưu lại, vì nếu không liên kết sẽ mất.

Tạo mẫu

Mẫu thuộc về một bảng. Để tạo mẫu:

Nhấp Mẫu mới (hoặc tạo từ bộ chọn mẫu). Tab Mẫu hiển thị Mẫu mới cho bảng của bạn.
Nhập Tên mẫu.
Chọn Cột khóa: cột nhận diện từng hàng, chẳng hạn số hóa đơn. Cột này không bắt buộc nhưng nên có. Không có cột khóa, một hàng được nhận biết theo vị trí, vị trí này thay đổi khi bảng được sắp xếp, và AutomaDoc không tìm lại được hàng đó để ghi ngược vào.
Nhấp Tạo mẫu.

Sau đó gán tệp cho mẫu, trong mục Tệp mẫu:

Tải lên tệp mẫu nhận một tệp Word, Excel hoặc PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx) có các biến giữ chỗ đặt theo tên cột. Thay tệp dùng để đổi tệp về sau.
Bắt đầu từ các cột tạo một mẫu Word có sẵn biến giữ chỗ cho mọi cột, để bạn chỉnh sửa tiếp. Với mẫu đã có tệp, ngăn sẽ hỏi trước, vì thao tác này thay thế tệp đó.

Tab Biến liệt kê mọi biến giữ chỗ mà bảng cung cấp. Nhấp vào một biến để sao chép, rồi dán vào mẫu. Để soạn mẫu trong Word với các trường ngay trong tầm tay, hãy dùng phần bổ trợ Word. Tài liệu tham khảo cú pháp mẫu trình bày cú pháp.

Cài đặt mẫu

Phần còn lại của tab Mẫu, được lưu bằng Lưu:

Mục	Những gì bạn thiết lập
Dữ liệu và đầu ra	Tên mẫu, Cột khóa, Tài liệu PDF (.pdf) để chuyển tài liệu sang PDF, Mẫu tên tệp đầu ra (tên cột trong dấu ngoặc nhọn, như `{Invoice_No}`), và Cột hình ảnh.
Tài liệu mỗi lần tạo	Chỉ với mẫu Word: mỗi hàng một tài liệu, hoặc một tài liệu từ tất cả các hàng (một danh sách, mỗi hàng một trang, hoặc nhãn). Xem Một tài liệu từ nhiều bản ghi.
Bảng liên quan	Các hàng của một bảng khác trong sổ làm việc, đưa vào mỗi tài liệu, chẳng hạn các dòng hóa đơn bên dưới một hóa đơn.
Ghi lại vào bảng	Một Cột trạng thái, và Lưu tài liệu bên cạnh sổ làm việc.

Xóa mẫu ở cuối sẽ xóa mẫu.

Cột hình ảnh

Đánh dấu các cột chứa liên kết tới hình ảnh. Liên kết web công khai dùng được ngay. Liên kết OneDrive hoặc SharePoint cần đã kết nối Microsoft 365 và mẫu đã được gắn với tệp của sổ làm việc (xem Lưu tài liệu bên cạnh sổ làm việc). Sau đó đặt hình ảnh vào mẫu qua Alt Text của một hình ảnh, như trên mọi nền tảng.

Bảng liên quan

Mỗi liên kết đưa các hàng của một bảng khác vào tài liệu. Nhấp Thêm liên kết và thiết lập:

Tên trong mẫu, ví dụ Items: tên bạn dùng trong mẫu.
Hàng từ bảng: bảng còn lại.
Cột của bảng đó để so khớp, và So khớp với cột của bảng này (mặc định là cột khóa). Một hàng của bảng kia thuộc về hàng này khi hai cột có cùng giá trị.
Hàng: Mọi hàng khớp (vòng lặp), in ra bằng {#Items}…{/Items}, hoặc Hàng khớp đầu tiên, đọc bằng {Customer.City}.

Tạo tài liệu

Trên tab Tạo:

Chọn các hàng cần dùng trong bảng. Giữ Ctrl (⌘ trên Mac) để chọn những hàng không nằm liền nhau. Các hàng được chọn nằm ngoài bảng sẽ bị bỏ qua, và ngăn cho biết có bao nhiêu hàng như vậy.
Kiểm tra số lượng trong mục Hàng. Nếu bạn đổi vùng chọn mà ngăn không nhận ra, hãy nhấp Làm mới.
Nhấp Tạo tài liệu, hoặc Tạo 5 tài liệu (với số lượng của bạn) khi chọn nhiều hàng.

Ngăn tự đọc các hàng được chọn và chỉ gửi đi những hàng đó. Vì vậy, tạo tài liệu từ vùng chọn không cần quyền Microsoft nào ngoài việc đăng nhập.

Một mẫu tạo một tài liệu từ nhiều hàng sẽ đưa ra hai lựa chọn: các hàng đã chọn, hoặc Mọi hàng đang hiển thị. Các hàng bị bộ lọc ẩn đi sẽ bị bỏ qua.

Giới hạn:

500 hàng cho mỗi lần tạo, và 500 hàng trong một tài liệu gộp.
Với gói Miễn phí, 2 lần tạo mỗi phút.
Mỗi bảng được gửi đi có thể có tối đa 50.000 hàng và 500.000 ô, và mọi thứ gửi cùng lúc tối đa 1.000.000 ô. Bảng liên quan được gửi nguyên vẹn, nên một bảng lớn được tính toàn bộ. Ngăn kiểm tra điều này trước khi gửi và cho biết bảng nào quá lớn.

Khi có cột khóa, mọi hàng được chọn đều cần có giá trị trong cột đó, và không có hai hàng được chọn nào trùng giá trị. Ngăn nêu tên các hàng cần sửa trước khi gửi bất cứ thứ gì.

Nhận tài liệu

Một thẻ tiến độ theo dõi tác vụ. Khi một tài liệu sẵn sàng, nút Tải xuống của nó mở tài liệu trong trình duyệt, nơi bạn lưu tệp. Bạn có thể hủy một tác vụ khi nó đang chạy.

Ghi trạng thái trở lại

Chọn một Cột trạng thái trong mục Ghi lại vào bảng, và tiến độ cùng kết quả của từng hàng sẽ được ghi vào cột đó:

⏳ Processing (ID: …) khi tác vụ bắt đầu;
✅ Completed (ID: …) - <file name> hoặc ⚠️ Completed with warnings (ID: …) - <file name> theo sau là các cảnh báo;
❌ và lý do khi một tài liệu thất bại, ⏹️ Cancelled (ID: …) khi bạn hủy.

Ngăn tự ghi các trạng thái này, nên hãy để ngăn mở cho đến khi tài liệu xong. Khi ghi, ngăn tìm lại từng hàng theo khóa của nó, nên việc sắp xếp hoặc lọc trong lúc đó là an toàn. Không có cột khóa, ngăn tìm hàng theo nội dung; một hàng bị thay đổi hoặc xóa trong lúc đó sẽ bị bỏ qua, và ngăn cho biết đã bỏ lỡ bao nhiêu hàng.

Ghi trạng thái trở lại đi kèm gói Pro và suất Business. Chỉ chủ sở hữu mẫu hoặc quản trị viên tài khoản mới có thể đổi nơi mẫu ghi vào.

Lưu tài liệu bên cạnh sổ làm việc

Khi sổ làm việc được lưu trong OneDrive hoặc SharePoint, bạn có thể gắn các mẫu của bảng với tệp đó. Khi đó AutomaDoc tự đọc sổ làm việc trong Microsoft 365 thay vì dùng các hàng mà ngăn gửi đi: hình ảnh lưu trong OneDrive hoặc SharePoint được điền vào, và AutomaDoc tự ghi trạng thái vào tệp, dù ngăn có đang mở hay không.

Đăng nhập bằng tài khoản cơ quan Microsoft 365.
Trong mục Lưu tài liệu bên cạnh sổ làm việc, nhấp Kết nối Microsoft 365 và phê duyệt yêu cầu. Yêu cầu này xin quyền truy cập các tệp bạn có thể truy cập, điều mà hầu hết các tổ chức chỉ cho phép quản trị viên phê duyệt: khi đó ngăn hiển thị Mở liên kết phê duyệt để gửi cho quản trị viên. Xem Phê duyệt của quản trị viên cho Microsoft 365.
Nhấp Gắn với tệp này.

Việc gắn cần Excel trên web hoặc phiên bản Excel của Microsoft 365; Office cũ hơn không tra cứu được tệp. Bạn cũng có thể kết nối sổ làm việc Excel trên trang Kết nối của Cổng thông tin công ty; xem Kết nối dữ liệu.

Thêm

Tab Thêm còn có:

Xuất mẫu này (.automadoc) và Nhập mẫu (.automadoc), để chuyển mẫu giữa các bảng, sổ làm việc hoặc tài khoản (xem Chuyển mẫu);
Tài liệu hướng dẫn và Liên hệ hỗ trợ;
Hủy liên kết sổ làm việc này: sổ làm việc không còn hiển thị các mẫu của nó và bắt đầu lại từ đầu. Các mẫu vẫn còn trong tài khoản của bạn và trong cổng thông tin.

Gói dịch vụ

Tài liệu tạo trong Excel được tính như mọi tài liệu khác: xem Gói dịch vụ, suất và gói tài liệu. Quản trị viên có nút Quản lý gói, mở trang thanh toán của cổng thông tin trong trình duyệt; những người khác được đề nghị liên hệ một quản trị viên AutomaDoc trong công ty. Không có gì được mua bên trong phần bổ trợ.