Phần bổ trợ Word

Phần bổ trợ AutomaDoc cho Word là công cụ dựng mẫu. Bạn soạn mẫu trong Word như bình thường, và ngăn chèn các biến giữ chỗ giúp bạn: không phải gõ dấu ngoặc nhọn theo trí nhớ, không phải đi tìm hộp thoại Alt Text. Phần bổ trợ không tạo tài liệu; bạn tạo tài liệu từ dữ liệu của mẫu (phần bổ trợ Excel, một luồng, API tài liệu).

Cài đặt và mở

Quản trị viên Microsoft 365 triển khai AutomaDoc cho tổ chức của bạn từ trung tâm quản trị Microsoft 365, hoặc bạn tự dùng thử trong Word cho web: Triển khai phần bổ trợ cho tổ chức của bạn hướng dẫn cả hai, kèm tệp manifest của phần bổ trợ. Sau đó nhấp AutomaDoc trên tab Trang đầu (Home). Phần bổ trợ chạy trong Word trên Windows, trên Mac và trên web.

Đăng nhập như trong phần bổ trợ Excel: bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học Microsoft 365, hoặc bằng Google. Tài khoản Microsoft cá nhân không thể đăng nhập.

Ngăn có bốn tab: Mẫu, Trường, Ảnh và Kiểm tra. Ba tab sau mở ra khi tài liệu đã được liên kết với một mẫu.

Liên kết tài liệu với một mẫu

Trên tab Mẫu, trong mục Chọn một mẫu:

1. Chọn một trong các mẫu của tài khoản. Mỗi mẫu cho biết dữ liệu của nó đến từ đâu: Excel, Danh sách SharePoint, Dataverse, Google Sheets hoặc API.
2. Nhấp Dùng mẫu này.

Liên kết được lưu trong tài liệu, nên một mẫu bạn soạn qua nhiều lần, hoặc chuyển cho đồng nghiệp, vẫn mở ra ở trạng thái đã liên kết. Hủy liên kết tài liệu này sẽ gỡ liên kết.

Mẫu của một Lark Base hoặc của một phê duyệt Lark không có trong danh sách: chúng được chỉnh sửa trong Lark. Một tài liệu liên kết với loại mẫu đó, hoặc với một mẫu đã bị xóa, sẽ báo như vậy và đề nghị hủy liên kết.

Mẫu API mới

Mẫu API được điền bằng dữ liệu mà hệ thống của chính bạn gửi tới API tài liệu hoặc một luồng Power Automate. Để tạo mẫu như vậy từ tài liệu đang mở, nhập Tên trong mục Mẫu API mới từ tài liệu này và nhấp Tạo và liên kết.

Tệp của mẫu

Sau khi liên kết:

• Mở tệp của mẫu tại đây đưa tệp hiện tại của mẫu vào tài liệu này.
• Bắt đầu từ các trường tạo một tài liệu khởi đầu với mọi trường của mẫu, được bố trí theo chế độ bản ghi của mẫu (mỗi bản ghi một tài liệu, một danh sách, mỗi bản ghi một trang, nhãn). Không có gì được lưu cho đến khi bạn xuất bản.

Nếu tài liệu đã có nội dung, ngăn sẽ hỏi trước: Thay nội dung, hoặc Mở thành tài liệu mới (khi đó hãy liên kết tài liệu mới đó để tiếp tục làm việc ở đó). Tệp lớn hơn 4 MB chỉ mở được thành tài liệu mới.

Chèn trường

Tab Trường liệt kê các trường của mẫu dưới dạng cây có thể tìm kiếm. Đặt con trỏ ở chỗ cần đặt trường và chọn một thao tác:

Trên	Thao tác	Nội dung được chèn
Một trường	Chèn	{Customer}
Một trường	Chèn kèm định dạng	Định dạng số, tiền tệ, phần trăm hoặc ngày, CHỮ HOA, chữ thường hoặc Viết Hoa Mỗi Từ, và nội dung in ra khi trường trống (Nếu trống, in)
Một trường	Chỉ hiện nếu…	Một điều kiện bao quanh các đoạn văn được chọn
Một danh sách	Lặp lại cho từng mục	Thẻ vòng lặp bao quanh một hàng của bảng hoặc các đoạn văn được chọn
Một danh sách	Chèn tổng hoặc số lượng	Tổng, trung bình, giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất của một cột, số mục, hoặc mọi giá trị trên một dòng
Một trường hình ảnh	Chèn ảnh giữ chỗ	Một hình ảnh sẽ được thay bằng hình ảnh của trường

Các trường của từng mục trong một danh sách phải nằm giữa các thẻ vòng lặp của danh sách đó; ngăn sẽ nhắc bạn khi bạn chọn một trường như vậy.

Lặp lại cho từng mục: trong bảng, đặt con trỏ vào hàng cần lặp; ở chỗ khác, chọn các đoạn văn. Bạn có thể giữ lại Chỉ các mục mà một cột thỏa một điều kiện, Sắp xếp các hàng theo một cột (Tăng dần hoặc Giảm dần), và in Tối đa số hàng này (từ 1 đến 1.000).

Chỉ hiện nếu…: trước hết hãy chọn các đoạn văn cần hiện hoặc ẩn. Điều kiện là một trong các lựa chọn có giá trị, trống, là, không là, lớn hơn, ít nhất là, nhỏ hơn, nhiều nhất là. là và không là so sánh văn bản đúng như trường in ra; các điều kiện còn lại nhận một số, hoặc một ngày viết dạng 2026-01-31. Nhấp Bao quanh vùng chọn: một cặp thẻ được đặt quanh các đoạn văn, mỗi thẻ trên một dòng riêng.

Mọi thứ được chèn dưới dạng văn bản thuần, giống như khi bạn tự gõ. Tài liệu tham khảo cú pháp mẫu giải thích từng thẻ.

Trường của mẫu API

Mẫu API không có nguồn dữ liệu để đọc trường. Trường của nó là các biến giữ chỗ mà tệp đã dùng, cùng với:

• Chèn trường theo tên: gõ một tên; các ký tự mà biến giữ chỗ không chứa được sẽ thành dấu gạch dưới, và ngăn hiển thị kết quả.
• Đọc trường từ một mẫu JSON: dán dữ liệu mà một yêu cầu API tài liệu gửi cho một tài liệu. Các khóa của nó trở thành trường để chèn, kể cả danh sách. Mẫu JSON được lưu cùng tài liệu, trừ khi quá lớn.

Hình ảnh, mã QR, mã vạch, chữ ký và tệp đính kèm

Tab Ảnh đặt những nội dung được đưa vào qua Alt Text của một hình ảnh thay vì dưới dạng văn bản. Tab này cũng cho biết hình ảnh đang được chọn hiện hiển thị gì.

• Ảnh, mã QR hoặc mã vạch: chọn Ảnh, Mã QR hoặc Mã vạch (Code 128, Code 39, EAN-13, EAN-8, UPC-A, UPC-E, ITF-14, Data Matrix, PDF417) và Trường, rồi nhấp Chèn ảnh giữ chỗ, hoặc Dùng cho ảnh được chọn để biến một hình ảnh đã có trong tài liệu thành ảnh giữ chỗ. Hình ảnh hoặc mã của trường được co vừa kích thước của khung: hãy chỉnh khung theo kích thước bạn muốn.
• Ô chữ ký: một Vai trò như Customer, kèm In tên người ký và In ngày ký nếu bạn muốn. Khi tài liệu được gửi đi ký điện tử, người giữ vai trò đó ký vào ô; trước đó ô được in trống. Mẫu tạo một tài liệu từ nhiều bản ghi không thể gửi đi ký.
• Tệp đính kèm: khi tài liệu được tạo dưới dạng PDF, các tệp trong trường đã chọn (hoặc Mọi cột tệp) được thêm vào đó. Đánh dấu Đặt các tệp tại đây, không phải sau tài liệu để đặt chúng tại vị trí của thẻ. Xem Tệp đính kèm bên trong PDF.

Chỉ những hình ảnh nằm cùng dòng với văn bản mới được điền. Tab Kiểm tra liệt kê mọi ảnh giữ chỗ nổi phía trên văn bản; hãy đặt kiểu ngắt dòng của ảnh đó thành Cùng dòng với Văn bản (In Line with Text) trong Word.

Kiểm tra và xuất bản

Trên tab Kiểm tra:

• Kiểm tra tài liệu này gửi tài liệu ở trạng thái hiện tại, kể cả các thay đổi chưa lưu, và liệt kê những gì sẽ không tạo được. Không có gì được lưu. Một kết quả sạch cho biết đã tìm thấy bao nhiêu trường, vòng lặp và hình ảnh. Nút định vị bên cạnh một vấn đề (Hiện trong tài liệu) tìm vấn đề đó trong phần thân, đầu trang, chân trang hoặc Alt Text của một hình ảnh.
• Xuất bản lưu tài liệu này làm tệp của mẫu. Các tài liệu tạo từ lúc đó sẽ dùng tệp này. Tệp được kiểm tra lại. Tệp có vấn đề khiến không tạo được tài liệu sẽ không được xuất bản (Mẫu chưa được xuất bản. Hãy sửa các vấn đề bên dưới trước.); với các vấn đề nhỏ hơn, tệp vẫn được xuất bản, và các biến giữ chỗ được liệt kê sẽ không được điền như mong muốn cho đến khi được sửa.

Xuất bản một tài liệu Word lên một mẫu Excel hoặc PowerPoint sẽ thay thế tệp đó, và từ đó mẫu tạo tài liệu Word: ngăn sẽ hỏi trước (Xuất bản dưới dạng mẫu Word).

Chỉ chủ sở hữu mẫu hoặc quản trị viên tài khoản mới có thể xuất bản. Có thể kiểm tra hoặc xuất bản tài liệu có dung lượng tối đa 25 MB.