Tự ký

Tự ký dành cho tài liệu chỉ mình bạn ký: một biểu mẫu cần nộp lại cho văn phòng, một hợp đồng thuê nhà bạn được gửi, một báo giá cần chấp nhận. Bạn tải tài liệu lên, đặt chữ ký và mọi thứ khác mà tài liệu yêu cầu, rồi tải PDF đã ký về. Không ai nhận email trừ khi bạn yêu cầu gửi một bản.

Tính năng này miễn phí và không giới hạn trên mọi gói, kể cả gói Miễn phí: nó không bao giờ dùng tài liệu nào trong hạn mức của bạn. Bạn cần một tài khoản AutomaDoc, và bắt đầu từ mục Ký trong Cổng thông tin công ty.

1. Tải tài liệu lên

Tải lên một tệp PDF, hoặc một tệp Word, Excel hay PowerPoint. Tệp được chuẩn bị y như với một yêu cầu ký: tệp Office được chuyển sang PDF, các ô biểu mẫu được vẽ vào trang, liên kết và các phần tương tác khác bị gỡ bỏ, và ảnh trang được tạo ra. Các giới hạn cũng giống vậy: tối đa 10 tài liệu, 25 MB mỗi tệp, tổng cộng 300 trang.

2. Đặt các ô

Đặt lên trang những gì tài liệu cần từ bạn:

chữ ký và chữ ký tắt của bạn;
họ tên của bạn;
ngày, được điền bằng ngày bạn ký;
văn bản, cho mọi thứ bạn cần gõ;
ô đánh dấu.

Bạn cần ít nhất một ô. Tài liệu bạn thường xuyên ký có thể chứa thẻ [[…]] để tự đặt ô cho bạn: xem Đặt ô tự động.

3. Ký và hoàn tất

Chọn chữ ký và chữ ký tắt bằng cách vẽ, gõ hoặc tải lên một hình, như người ký vẫn làm (Chọn chữ ký của bạn). Hình được dựng lại từ các điểm ảnh của nó trước khi lưu.

Chữ ký đã lưu. Bạn có thể lưu chữ ký và chữ ký tắt đã chọn. Lần sau khi tự ký, chúng được đề xuất lại và bạn không phải vẽ lại. Bạn giữ một chữ ký đã lưu và một chữ ký tắt đã lưu: lưu cái mới sẽ thay thế cái cũ, và bạn có thể xóa chúng. Chữ ký đã lưu chỉ được dùng trong Tự ký, không bao giờ dùng cho yêu cầu do người khác gửi cho bạn.

Khi bạn hoàn tất, tài liệu được ký ngay. PDF đã ký được tạo trong vài giây.

4. Tải xuống

Tải PDF đã ký về. Giấy chứng nhận hoàn tất không được thêm vào đó, để biểu mẫu bạn nộp không bị dài thêm trang; giấy chứng nhận vẫn được tạo và bạn có thể tải riêng. Khi có từ hai tài liệu trở lên, bạn cũng có thể tải tất cả trong một PDF.

Giấy chứng nhận ghi lại giống như với một yêu cầu: các dấu vân tay SHA-256 của từng tệp, việc bạn đồng ý ký điện tử, thời điểm bạn ký, từ địa chỉ IP và thiết bị nào, cùng nhật ký kiểm tra. PDF đã ký có thể được kiểm tra trên trang xác minh.

Gửi một bản qua email

Bạn có thể nhập một địa chỉ email để gửi bản đã ký tới, ví dụ văn phòng đã yêu cầu biểu mẫu. Địa chỉ đó nhận email “Bản sao đã ký của …” với PDF đã ký đính kèm (và giấy chứng nhận là một tệp riêng) khi các tệp tổng cộng dưới 3,5 MB, nếu không thì nhận liên kết tải xuống có hiệu lực 30 ngày.

Gửi một bản nghĩa là AutomaDoc gửi email cho ai đó, nên việc này được tính vào giới hạn gửi như một yêu cầu gửi cho một người nhận: ở gói Miễn phí là 3 yêu cầu mỗi giờ và 20 người nhận mỗi ngày (5 trong 24 giờ đầu của tài khoản). Tài khoản bị tạm dừng sau một báo cáo thì không gửi được bản sao. Ký mà không gửi bản sao thì không bị tính vào các giới hạn này.

Những gì được ghi lại và lưu trữ

Sự đồng ý. Trước khi ký, bạn đánh dấu “Tôi đồng ý ký tài liệu này bằng phương thức điện tử, và đồng ý rằng chữ ký điện tử này là chữ ký của tôi trên tài liệu này.” Đó là điều được ghi lại, cùng thời gian, địa chỉ IP và phiên bản của câu đó, và giấy chứng nhận ghi là “Đồng ý ký điện tử”. Người ký mà bạn gửi yêu cầu sẽ đồng ý với bản công bố; ở đây bạn không được hiển thị bản công bố nào.
Nhật ký kiểm tra. Mỗi bước là một sự kiện, được nối chuỗi bằng SHA-256 như trong mọi yêu cầu.
Tệp. Tệp gốc, PDF đã chuẩn bị, PDF đã ký và giấy chứng nhận được giữ cho đến khi bạn xóa. Ảnh trang và hình chữ ký của bạn bị xóa 30 ngày sau khi bạn ký; chữ ký vẫn nằm trong PDF đã ký và giấy chứng nhận.
Chữ ký và chữ ký tắt đã lưu được giữ cho đến khi bạn thay thế hoặc xóa chúng.