Mẫu Excel và PowerPoint

Mẫu không nhất thiết phải là tài liệu Word. Tải lên sổ làm việc Excel (.xlsx) hoặc bản trình bày PowerPoint (.pptx) và AutomaDoc sẽ điền dữ liệu theo cùng một cách: cùng các biến giữ chỗ {Trường}, cùng bộ lọc, vòng lặp và điều kiện. Định dạng, công thức, biểu đồ và hình ảnh của bạn được giữ nguyên.

Tải tệp lên

Ở tab Mẫu, nhấn Tải lên tệp mẫu (hoặc Thay thế mẫu) và chọn tệp .docx, .xlsx hoặc .pptx. Với phê duyệt, dùng Tải lên tệp trong Cổng thông tin công ty. Loại mẫu được hiển thị bên cạnh tên tệp.

AutomaDoc đọc nội dung tệp để biết đó là loại tệp gì, nên tệp đã đổi tên vẫn được nhận diện đúng. Không chấp nhận tệp có macro (.docm, .xlsm, .pptm): hãy lưu một bản không có macro rồi tải bản đó lên.

Tự động tạo và mẫu khởi đầu của phê duyệt luôn tạo mẫu Word.

Chọn định dạng đầu ra

Trong Định dạng đầu ra, chọn đúng định dạng của mẫu (sổ làm việc Excel hoặc bản trình bày PowerPoint) hoặc PDF. Đầu ra dạng ảnh (.png) chỉ dành cho mẫu Word.

Sổ làm việc Excel

Viết biến giữ chỗ trong ô, trên bất kỳ trang tính nào:

Trong ô	Kết quả
`{Khách_hàng}`	Giá trị của trường, như trong Word. Văn bản xung quanh được giữ lại: `Hóa đơn cho {Khách_hàng}`.
Chỉ `{Số_tiền}` trong ô	Một số thực sự, nên công thức và định dạng số của ô vẫn áp dụng.
Chỉ `{Hạn}` trong ô định dạng ngày	Một ngày Excel thực sự, theo múi giờ của mẫu.
`{Số_tiền \| currency:"VND"}`	Văn bản: bộ lọc định dạng giá trị sẽ cho ra văn bản đã định dạng.

Văn bản chỉ trông giống số, như số tài khoản 00123, vẫn là văn bản.

Lặp lại hàng cho một danh sách

Đặt {#Items} vào ô đầu tiên của một hàng và {/Items} vào một ô phía sau trên cùng hàng (ô văn bản, không phải công thức). Hàng đó được lặp lại cho mỗi mục, chứa các trường của mục. Ở đây vòng lặp nằm ở hàng 5:

A	B	C	D	E
`{#Items}{Sản_phẩm}`	`{SL}`	`{Đơn_giá}`	`=B5*C5`	`{/Items}`
		Tổng	`=SUM(D5:D5)`

Mọi thứ bên dưới dịch xuống và công thức đi theo: =B5*C5 thành =B6*C6 ở hàng tiếp theo, còn =SUM(D5:D5) thành tổng của tất cả các hàng mục. Ô đã gộp, định dạng có điều kiện, xác thực dữ liệu, phạm vi được đặt tên, vùng in, bảng và phạm vi của biểu đồ cũng đi theo. Để lặp lại một khối nhiều hàng, đặt {/Items} vào hàng cuối của khối. Vòng lặp có thể lồng nhau, và một trang tính có thể có nhiều vòng lặp.

Nếu danh sách trống, hàng đó vẫn được giữ một lần ở trạng thái trống, để các tổng bên dưới vẫn hoạt động.

Công thức trên hàng lặp hoạt động như khi kéo xuống, nên =D4+B5-C5 đọc hàng ngay trên mỗi bản sao. Để trỏ tới một ô cố định bên ngoài vòng lặp, như ô tổng, hãy viết với $: =D5/$D$6.

Chỉ hiển thị hàng khi

{#if Giảm_giá} trong một ô và {/if} trong một ô phía sau (cùng hàng hoặc hàng sau) sẽ xóa các hàng đó khi điều kiện sai. Trong một ô duy nhất, {#if Giảm_giá}Giảm giá: {Giảm_giá}{/if} chỉ thay đổi văn bản của ô đó, như trong Word.

Hình ảnh, đầu trang và chân trang

Hình ảnh có Alt Text là {Logo}, {QR:Mã_đơn} hoặc {BARCODE:SKU} sẽ được thay thế, như trong Word. Hình ảnh trên hàng lặp được lặp lại cùng hàng, ví dụ mỗi dòng một mã QR. Biến giữ chỗ cũng dùng được trong đầu trang và chân trang (Chèn → Đầu trang & Chân trang).

Công thức được tính lại khi mở tệp trong Excel hoặc LibreOffice, và trong PDF. Ứng dụng chỉ xem trước bảng tính mà không tính toán có thể hiển thị các ô công thức trống.

Hình ảnh trong ô

Chỉ {%Logo} trong một ô sẽ đặt hình ảnh vào đó, vừa với ô (hoặc vùng đã gộp) và giữ nguyên tỷ lệ. Các bộ lọc kích thước như {%Logo | size:100:50} bị bỏ qua: ô quyết định kích thước. Trên hàng lặp, mỗi hàng hiển thị hình ảnh của chính mục đó.

Lặp lại theo cột

{>Details}{Sản_phẩm} ở đầu một ô sẽ lặp ô đó sang phải, mỗi mục một cột: đặt một ô như vậy trên mỗi hàng (sản phẩm, đơn giá, số lượng) để so sánh cạnh nhau. {#Details | horizontal}{Sản_phẩm}{/Details} trong một ô cũng cho kết quả tương tự. Tối đa 20 cột; các bản sao thay thế nội dung của các ô bên phải. Công thức trên cả hàng không được mở rộng, vì vậy hãy viết phạm vi bao phủ các cột mà danh sách có thể chiếm, ví dụ =SUM(B3:U3).

Bản trình bày PowerPoint

Biến giữ chỗ dùng được trong mọi văn bản trên trang chiếu và trong ghi chú của người thuyết trình. Vòng lặp hoặc điều kiện lặp lại phần nhỏ nhất chứa cả hai thẻ của nó:

Vị trí hai thẻ	Phần được lặp lại
Trong cùng một đoạn văn	Đoạn văn bản đó, như trong Word: `{#Thẻ}{.}, {/Thẻ}`
Trong các đoạn khác nhau của một hộp văn bản	Các đoạn đó, mỗi mục một gạch đầu dòng
Trong các ô khác nhau của một bảng	Các hàng bảng đó, mỗi mục một hàng
Trong các hình khác nhau trên trang chiếu	Cả trang chiếu, mỗi mục một trang chiếu

Để có mỗi sản phẩm một trang chiếu, đặt {#Sản_phẩm} vào một hộp văn bản (ví dụ tiêu đề) và {/Sản_phẩm} vào một hộp khác, ở bất kỳ đâu trên trang chiếu. Khi danh sách trống, hoặc khi một {#if …} viết theo cùng cách là sai, trang chiếu đó bị bỏ qua. Hình ảnh có Alt Text là biến giữ chỗ sẽ được thay thế và căn vừa khung của nó.

Mỗi mục một trang chiếu mà không cần thẻ đóng. {:Sản_phẩm} ở bất kỳ đâu trên trang chiếu sẽ lặp lại cả trang chiếu cho mỗi sản phẩm; bộ lọc dùng được như mọi vòng lặp ({:Sản_phẩm | where:"Đơn_giá > 10"}). Với một giá trị đơn hoặc hộp kiểm, cùng thẻ đó hiển thị trang chiếu khi có giá trị và bỏ qua khi không có: {:Hiện_giá}.

Hình ảnh trong một hình. Hộp văn bản hoặc hình chỉ chứa {%Ảnh}, {QR:Mã_đơn}, {BARCODE:SKU} hoặc một trường đính kèm như {Ảnh} sẽ trở thành hình ảnh đó, vừa khít và căn giữa trong hình. Một khung giữ chỗ lấy từ bố cục trang chiếu mà chưa từng được di chuyển hay đổi kích thước trên trang chiếu thì vẫn là văn bản: hãy vẽ một hộp văn bản thông thường thay thế.

Trang chiếu cái và bố cục không được điền dữ liệu, và dữ liệu của biểu đồ giữ nguyên như bạn đã tạo.

Chưa hỗ trợ

Bảng tổng hợp (PivotTable) không được làm mới.
Biến giữ chỗ bên trong công thức (=B5*{Tỷ_lệ}) không được thay thế; hãy đặt giá trị vào một ô và tham chiếu ô đó.
Excel: vòng lặp phải bắt đầu và kết thúc trên cùng một trang tính. PowerPoint: vòng lặp lặp lại trang chiếu phải bắt đầu và kết thúc trên cùng một trang chiếu.