Tài liệu phê duyệt

Biến một yêu cầu Lark Approval đã được phê duyệt thành tài liệu hoàn chỉnh (đơn đặt hàng, đơn xin nghỉ phép, phiếu chi) mà không ai phải nhấn Tạo. Khi yêu cầu được phê duyệt, AutomaDoc điền dữ liệu biểu mẫu của yêu cầu vào mẫu Word của bạn và gửi tệp PDF cho người đã gửi yêu cầu.

Tính năng này hoạt động độc lập: bạn không cần Lark Base hay tiện ích Base.

Trước khi bắt đầu

Bạn là quản trị viên ứng dụng Lark của AutomaDoc.
Biểu mẫu phê duyệt đã có trong Lark Approval, với ít nhất một yêu cầu được gửi trong 30 ngày qua để thử.
Bạn vẫn còn có thể thêm mẫu. Mẫu phê duyệt được tính vào cùng giới hạn mẫu với các mẫu Base của bạn.

1. Mở Cổng thông tin công ty

Truy cập company.automadoc.cc và đăng nhập:

Mở trong Lark: mở ứng dụng Lark và tự động đăng nhập cho bạn. Nên dùng cách này.
Tiếp tục trên trình duyệt: ở lại trình duyệt và đăng nhập bằng tài khoản Lark của bạn.

Sau đó mở Phê duyệt ở thanh bên, trong nhóm Tài liệu.

2. Kết nối một biểu mẫu phê duyệt

Nhấn Kết nối phê duyệt. Lần đầu bạn mở trang, biểu mẫu kết nối đã hiển thị sẵn.
Nhấn Mở trang quản trị Lark Approval. Trong bảng quản trị Lark Approval, nhấn biểu tượng chỉnh sửa (bút chì) của biểu mẫu bạn muốn.
Sao chép địa chỉ trên trình duyệt, dán vào Cổng thông tin công ty rồi nhấn Kết nối.

AutomaDoc đọc các trường của biểu mẫu và tạo sẵn một mẫu khởi đầu, nên bạn có thể thử ngay.

3. Chỉnh sửa mẫu

Mẫu khởi đầu chứa mọi trường của biểu mẫu, một bảng cho mỗi danh sách chi tiết, các hình ảnh nếu có, và lịch sử phê duyệt, và kết thúc bằng bảng Approvals (bước, tên, hành động, ngày và chữ ký), sẵn sàng in thành khối chữ ký. Các trường số tiền bắt buộc và trường công thức được in với hai chữ số thập phân. Để biến nó thành mẫu của riêng bạn:

Trong mục Tệp mẫu, nhấn Tải xuống.
Chỉnh sửa tệp trong Word: thêm tiêu đề thư, sắp xếp lại các trường, xóa những gì không cần.
Nhấn Tải lên tệp.

Mở Biến để xem mọi biến giữ chỗ mà biểu mẫu cung cấp. Nhấn vào một biến để sao chép, rồi dán vào mẫu của bạn.

Biến giữ chỗ	Nội dung in ra
`{Field_Name}`	Một trường của biểu mẫu. Dấu cách trong tên trường trở thành dấu gạch dưới.
`{#Details}…{/Details}`	Một danh sách chi tiết: lặp một hàng bảng cho mỗi dòng, bên trong là các cột riêng của danh sách.
`{DateInterval_Start}`, `{DateInterval_End}`, `{DateInterval_Duration}`	Hai ngày của một trường khoảng ngày, và thời lượng của nó. Biến liệt kê chúng theo nhãn bạn đã đặt trong biểu mẫu. `{DateInterval}` in cả hai ngày trên một dòng.
`{Amount_Currency}`	Loại tiền của một trường số tiền: thêm `_Currency` vào biến giữ chỗ của chính trường đó. `{Amount.Currency}` và `{Amount.Value}` cũng in loại tiền và số tiền, cho các mẫu được viết theo cách đó.
Một ảnh có Alt Text là `{Field_Name}`	Một trường hình ảnh: ảnh đầu tiên của trường, theo kích thước của ảnh giữ chỗ đó. Để in mọi ảnh đính kèm trong yêu cầu, hãy lặp qua trường đó như mẫu khởi đầu vẫn làm; xem Lặp qua toàn bộ ảnh.
`{Request_No}`	Số yêu cầu.
`{Approval_Name}`	Tên biểu mẫu phê duyệt.
`{Approval_Status}`	`APPROVED` hoặc `REJECTED`.
`{Applicant}`	Người đã gửi yêu cầu.
`{Submitted_At}`, `{Completed_At}`	Thời điểm yêu cầu được gửi và thời điểm có quyết định.
`{Approvers}`	Tất cả những người đã phê duyệt, cách nhau bằng dấu phẩy.
`{Final_Approver}`, `{Approved_At}`	Người phê duyệt cuối cùng và thời điểm phê duyệt. Để trống nếu yêu cầu chưa được phê duyệt.
`{CC_List}`	Tất cả những người nhận bản sao yêu cầu, cách nhau bằng dấu phẩy.
`{Approval_Link}`	Liên kết mở yêu cầu trong Lark. Đặt một ảnh có Alt Text là `{QR:Approval_Link}` trong mẫu để in thành mã QR.
`{Reverted}`	`Yes` nếu Lark báo yêu cầu đã bị thu hồi sau khi được phê duyệt, nếu không thì để trống. Tài liệu được gửi khi yêu cầu được phê duyệt hoặc bị từ chối, nên tài liệu đã gửi sẽ không bao giờ hiển thị giá trị này; nó chỉ xuất hiện trong tài liệu được tạo sau khi thu hồi, chẳng hạn một bản thử.
`{#Approvals}…{/Approvals}`	Mỗi quyết định một hàng, với `{Step}`, `{Name}`, `{Action}`, `{Time}`, `{Comment}` và ảnh `{Signature}`; xem Khối phê duyệt.
`{#Approval_History}…{/Approval_History}`	Mỗi sự kiện của yêu cầu một hàng, với `{Step}`, `{Person}`, `{Action}`, `{Time}` và `{Comment}`. Ngoài ra còn `{Target}` (người được chuyển yêu cầu hoặc nhận bản sao, hoặc người phê duyệt được thêm vào hay bị xóa), `{Received}` và `{Decided}` (lúc bước đó đến người này và lúc họ quyết định), và ảnh `{Signature}` ở các hàng phê duyệt và từ chối.
`{#Comments}…{/Comments}`	Mỗi bình luận một hàng, với `{Person}`, `{Comment}`, `{Time}` và `{Files}` (tên các tệp đính kèm bình luận).

Số tiền và số lượng là số thực sự, nên các bộ lọc number, currency và sum dùng được với chúng, ví dụ {Details | sum:"Amount" | currency:"IDR":"id-ID":2} cho dòng tổng bên dưới một danh sách chi tiết. Vòng lặp và điều kiện hoạt động y hệt như trong mẫu Base.

Khối phê duyệt

{#Approvals} lặp một hàng bảng cho mỗi lần phê duyệt hoặc từ chối còn hiệu lực: mỗi người mỗi bước một hàng, là quyết định cuối cùng của họ, nên một phê duyệt được đưa ra lại sau khi yêu cầu bị trả về chỉ xuất hiện một lần. Một khối chữ ký điển hình:

Bước	Tên	Hành động	Ngày	Chữ ký
`{#Approvals}{Step}`	`{Name}`	`{Action}`	`{Time}`	một ảnh có Alt Text là `{Signature}` `{/Approvals}`

Ô Chữ ký chứa một ảnh có Alt Text là {Signature} (nhấp chuột phải vào ảnh → Chỉnh sửa văn bản thay thế). Mỗi hàng in hình chữ ký của người đó theo kích thước của ảnh giữ chỗ; với người chưa có hình, ảnh được bỏ đi.

Để in riêng chữ ký của một bước (chẳng hạn bên dưới dòng “Phê duyệt bởi Tài chính”), hãy lọc vòng lặp bằng where và đặt ảnh giữa các thẻ:

{#Approvals | where:"Step == 'Finance approval'"} một ảnh có Alt Text là {Signature} {/Approvals}

Dùng tên bước đúng như trong luồng phê duyệt của bạn trên Lark, hoặc chọn theo người bằng where:"Name == 'Budi Santoso'". Có thể thêm {Name} và {Time} giữa cùng các thẻ đó. Khi không có quyết định nào khớp, sẽ không có gì được in. Một bước do nhiều người cùng quyết định (ký chung) sẽ in chữ ký của từng người.

Hình chữ ký

Lark không chia sẻ với ứng dụng chữ ký mà người phê duyệt vẽ trong Lark Approval, kể cả ở bước được thiết lập bắt buộc ký tay. Vì vậy công ty bạn tải lên hình chữ ký cho mỗi người phê duyệt một lần, và mọi mẫu phê duyệt sẽ in hình đó.

Trên trang của mẫu phê duyệt, đến mục Hình chữ ký. Mục này liệt kê người phê duyệt của các yêu cầu gần đây của biểu mẫu, và mọi người đã có hình. Nếu bước nào của biểu mẫu yêu cầu chữ ký tay trong Lark, bảng sẽ nêu tên bước đó.
Nhấn Tải hình lên bên cạnh một người và chọn tệp PNG hoặc JPEG tối đa 1 MB. Chữ ký trên nền trong suốt hoặc trắng in ra đẹp nhất.
Dùng Thay thế hoặc Gỡ bỏ để thay đổi sau này. Tài liệu tạo từ lúc đó dùng hình mới; tài liệu đã gửi không thay đổi.

Hình chữ ký thuộc về công ty bạn, không thuộc về một mẫu: cùng một hình được in trên mọi biểu mẫu mà người đó phê duyệt.

4. Chọn khi nào và gửi đến đâu

Trong mục Khi nào và gửi đến đâu:

Tạo khi yêu cầu: Đã phê duyệt (mặc định), Bị từ chối, hoặc cả hai.
Định dạng đầu ra: PDF, hoặc đúng định dạng của mẫu: Word, Excel hoặc PowerPoint (xem Mẫu Excel và PowerPoint).
Gửi tài liệu đến: người yêu cầu, qua tin nhắn từ bot AutomaDoc. Dùng Đồng thời gửi vào nhóm để gửi một bản sao vào nhóm chat, chẳng hạn nhóm lưu trữ của phòng tài chính. Chỉ các nhóm đã thêm bot AutomaDoc mới được liệt kê, nên hãy thêm bot vào nhóm trước. Hãy chọn ít nhất một trong hai: một phê duyệt không có người nhận thì không thể bật.
Tên tệp: một mẫu tên tệp, ví dụ {Approval_Name}-{Request_No}.
Múi giờ cho ngày tháng: múi giờ dùng để in ngày tháng trong tài liệu.

Nội dung người nhận thấy hiển thị tin nhắn đúng như người yêu cầu sẽ thấy. Nhấn Lưu cài đặt.

5. Thử

Trong mục Thử, AutomaDoc liệt kê mười yêu cầu gần đây nhất của biểu mẫu trong 30 ngày qua. Nhấn Tạo bản thử bên cạnh một yêu cầu, rồi nhấn Tải xuống để lấy kết quả và kiểm tra.

Bản thử không bao giờ được gửi cho ai. Tối đa 20 lần thử mỗi ngày được miễn phí; các lần thử tiếp theo trong ngày đó mỗi lần được tính là một lượt tạo. Bản thử miễn phí có hình mờ lớn PREVIEW · AutomaDoc trên mọi trang. Tài liệu gửi cho các yêu cầu đã được duyệt thì không có.

6. Bật

Nhấn Bật. Từ đó trở đi, mỗi yêu cầu đạt tới trạng thái bạn đã chọn sẽ tạo một tài liệu và gửi theo cấu hình. Trang hiển thị Đang chạy; nhấn Tạm dừng để dừng bất cứ lúc nào.

Người yêu cầu nhận được gì

Một tin nhắn từ bot AutomaDoc trong Lark: một thẻ cho biết yêu cầu đã được phê duyệt (hoặc bị từ chối), kèm theo tài liệu. Họ không phải làm gì để nhận, và có thể quay lại tin nhắn bất cứ khi nào cần tệp lần nữa.

Gửi lại tài liệu

Tài liệu liệt kê 20 tài liệu gần đây nhất đã tạo cho biểu mẫu này, kể cả những lần tạo thất bại. Nhấn Tải xuống ở một tài liệu, hoặc nhấn Tạo lại và gửi để tạo lại bằng mẫu hiện tại và gửi lại, rất hữu ích sau khi sửa mẫu. Tạo lại và gửi bị từ chối với yêu cầu đã bị thu hồi.
Để gửi tài liệu cho một yêu cầu đã được phê duyệt trước khi bạn bật, hãy tìm yêu cầu đó trong mục Thử và nhấn Tạo và gửi. Chỉ những yêu cầu được liệt kê ở đó mới gửi được theo cách này.

Chỉ có thể gửi yêu cầu đã được phê duyệt (hoặc bị từ chối, nếu bạn chọn trạng thái đó), vì tin nhắn báo kết quả cho người yêu cầu.

Khi biểu mẫu phê duyệt thay đổi

Chỉnh sửa biểu mẫu trong Lark không làm dừng tài liệu của bạn. AutomaDoc tiếp tục tạo tài liệu bằng tệp mẫu hiện tại, và mọi biến giữ chỗ trong tệp vẫn tìm thấy trường của mình: một trường bạn đổi tên trong Lark vẫn được in qua biến giữ chỗ cũ. Tuy nhiên, một trường bạn đã xóa rồi tạo lại là trường mới đối với Lark: trường đó được in trống cho đến khi bạn nhấp Tôi đã kiểm tra mẫu.

Khi một trường được thêm, bị xóa hoặc đổi sang loại khác, AutomaDoc phát hiện ở tài liệu tiếp theo:

Quản trị viên đã thiết lập biểu mẫu nhận một tin nhắn duy nhất từ bot AutomaDoc liệt kê những gì đã thay đổi.
Trang của mẫu hiển thị cùng danh sách đó. Hãy kiểm tra tệp còn phù hợp, rồi nhấn Tôi đã kiểm tra mẫu, hoặc tải lên tệp đã cập nhật bằng Tải lên tệp. Biến luôn hiển thị biểu mẫu như hiện tại, nên có thể sao chép trường mới từ đó.

Các yêu cầu được gửi trước khi thay đổi sẽ dùng tệp được viết cho chúng. Mỗi lần bạn thay tệp mẫu, tệp trước đó được giữ lại (mười tệp gần nhất từng tạo ra tài liệu), và một yêu cầu có các trường chỉ tệp trước đó biết (ví dụ một trường bị xóa rồi tạo lại) sẽ được tạo từ tệp đó. Tài liệu đánh dấu những lần này bằng Tệp trước đó (v1). Bản thử luôn dùng tệp hiện tại.

Khi có sự cố

Người yêu cầu không bao giờ thấy lỗi. Quản trị viên đã thiết lập biểu mẫu sẽ nhận tin nhắn từ bot AutomaDoc kèm lý do: đã dùng hết hạn mức hằng tháng và mọi gói tài liệu, mẫu vượt quá giới hạn mẫu của gói, hoặc tệp mẫu có lỗi. Lần tạo thất bại cũng xuất hiện trong mục Tài liệu: hãy khắc phục nguyên nhân, rồi nhấn Tạo lại và gửi ở lần tạo đó.

“AutomaDoc chưa thể đọc Lark Approval”

Quản trị viên Lark của bạn chưa phê duyệt các quyền mới của AutomaDoc. Hãy nhờ họ phê duyệt bản cập nhật quyền của ứng dụng trong bảng quản trị Lark, rồi thử lại.

“Không có yêu cầu nào trong 30 ngày qua”

Gửi một yêu cầu trên biểu mẫu trong Lark, rồi nhấn Làm mới trong mục Thử.

Thiếu một nhóm trong “Đồng thời gửi vào nhóm”

Thêm bot AutomaDoc vào nhóm đó trong Lark, rồi tải lại trang.

Nên biết

Mỗi yêu cầu được tính một lần, dù tài liệu của nó được gửi bao nhiêu lần. Bản thử miễn phí tối đa 20 lần mỗi ngày, và Tạo lại và gửi miễn phí cho một yêu cầu đã được tính. Với suất Business, tài liệu phê duyệt trừ vào 20.000 tài liệu tự động mỗi năm của suất; nếu không, chúng dùng chung hạn mức hằng tháng với tài liệu tạo từ Base, rồi đến một gói tài liệu. Xem cách tính tài liệu phê duyệt.
Biểu mẫu có danh sách chi tiết tạo ra một tài liệu cho mỗi yêu cầu, chứa mọi dòng trong đó.
Tệp đính kèm được in ra dưới dạng tên tệp. Để đưa chính các tệp vào PDF, hãy dùng {ATTACH:Field}; xem Tệp đính kèm bên trong PDF. Ảnh chụp trong ứng dụng Lark có thể đến mà không có tên; khi đó ảnh được gọi là “Hình 1”, “Hình 2”, v.v.
Nếu bạn cũng đồng bộ phê duyệt sang Base, bạn vẫn có thể tiếp tục tạo từ Base; hai cách này không ảnh hưởng lẫn nhau.